ЕЛЕКТРОННИЙ ДОКУМЕНТООБІГ В УКРАЇНІ
Л. В. Прокопець, К. М. Сторцун, Г. І. Чуса
DOI: 10.32702/2306-6806.2021.5.87
УДК: 651: 338.24
Л. В. Прокопець, К. М. Сторцун, Г. І. Чуса
ЕЛЕКТРОННИЙ ДОКУМЕНТООБІГ В УКРАЇНІ
Анотація
У статті досліджено такі основні аспекти: поняття електронного документообігу та електронного документа; основні переходи із паперового документообігу на електронний та окреслення послідовності певних кроків; розбіжності внутрішнього та зовнішнього електронного документообігу; виокремлення типів та видів електронних документів; зазначено основні перепони для впровадження електронного документообігу; освітлено законодавче регулювання електронного документообігу в Україні; виділення основних великих українських компаній, які вже перейшли на ЕДО, виділено основні переваги електронного документообігу; визначено особливості обміну документами з контрагентами та державою; виділено основні недоліки електронного документообігу; визначення статусу електронного документа, порядок зберігання електронних документів та виправлення помилок в електронних документах.
Електронний документообіг з'явився із поширенням комп'ютерів як більш вигідна економічна й екологічна альтернатива паперовому. У США та країнах ЄС ним активно користуються вже понад десяток років. В Україні ж електронний документообіг набирає популярності лише зараз, стаючи must have для бізнесу, а судячи з тенденцій, які ми спостерігаємо у 2019 році: курс на всеохопну діджиталізацію, держава у смартфоні, — і для держави також.
Питання електронного документообігу та його впровадження на підприємствах та установах України можна назвати питанням загальнодержавного значення. Важливість електронного документообігу в Україні підкреслено на законодавчому рівні з 2003 року Законом "Про електронні документи та електронний документообіг".
Згодом було впроваджено ще низку правових засад. Зокрема, Закон України "Про електронні довірчі послуги" закріпив юридичну силу електронного документообігу, а постанова Кабінету Міністрів від 17 січня 2018 р. № 55 під назвою "Деякі питання документування управлінської діяльності" рекомендувала виконавчій владі перейти на електронний документообіг та зафіксувала формат електронного документообігу для державних установ.
Паралельно держава привчала до електронного документообігу й приватний бізнес. Зокрема, необхідністю подавати до податкових органів електронні звіти. В більшості випадків цим підприємства й обмежувались аж до початку пандемії коронавірусу. Карантин значно прискорив розвиток електронного документообігу і тепер все більше компаній обмінюються первинними документами в електронній формі між собою.
Ключові слова: електронний документ; електронний документообіг; обмін документами; сервіс електронного документообігу; кроки впровадження ЕДО.
Література
1. Прокопець Л.В. Діловодство як складова управлінської діяльності. Економіка і держава. 2017. № 4. С. 61—63. URL: http://www.economy.in.ua/?op=1&z=3742&i=11
2. Закон України "Про електронні документи та електронний документообіг" із змінами і доповненнями, Закон України від 22.05.2003 № 851-IV, внесеними від 5 жовтня 2017 року № 2155-VIII. URL: https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/851-15#Text
3. Закон України "Про електронні довірчі послуги" від 14.01.2020 № 2155-VIII. URL: https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/2155-19#Text
4. Закон України "Про бухгалтерський облік та фінансову звітність". URL: https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/996-14#Text
5. Шевченко А. Організація електронного документообігу на підприємстві, 2019. URL: https://uteka.ua/ua/publication/commerce-12-dokumentooborot-2-organizaciya-elektronnogo-dokumentooborota-na-predpriyatii
6. Денисенко О. Електронний документообіг: від створення до зберігання документів підприємства, 2019. URL: https://www.kadrovik01.com.ua/article/3776-robota-z-elektronnimi-dokumentami
L. Prokopets, K. Stortsun, H. Chusa
ELECTRONIC DOCUMENT MANAGEMENT IN UKRAINE
Summary
The article examines such main aspects as: the concept of electronic document management and electronic document; the main transitions from paper document management to electronic and the definition of the sequence of certain steps; discrepancies between internal and external electronic document management; the allocation of types and types of electronic documents; indicates the main obstacles to the introduction of electronic document management; highlights the legislative regulation of Electronic Document Management in Ukraine; highlighting the main large Ukrainian companies that have already switched to EDI, the main advantages of electronic document management are highlighted; the features of document exchange with counterparties and the state are defined; the main disadvantages of electronic document management are highlighted; determining the status of an electronic document, the procedure for storing electronic documents, and correcting errors in electronic documents.
Electronic document management appeared with the spread of computers as a more profitable economic and eco-friendly alternative to paper. In the US and EU countries, it has been actively used for more than a decade. In Ukraine, electronic document management is gaining popularity only now, becoming a must have for business, and judging by the trends that we are seeing in 2019: the course for comprehensive digitalization, the state in a smartphone — and for the state as well.
The issue of electronic document management and its implementation at enterprises and institutions of Ukraine can be called a question of national significance. The importance of Electronic Document Management in Ukraine has been emphasized at the legislative level since 2003 by the law "on electronic documents and electronic document management".
Subsequently, a number of other legal principles were introduced. In particular, the law of Ukraine "on electronic trust services" fixed the legal force of electronic document management, and the resolution of the Cabinet of Ministers of January 17, 2018 No. 55 entitled "some issues of documenting management activities" recommended that the executive power switch to electronic document management and fixed the format of electronic document management for state institutions.
At the same time, the state has also taught private businesses to use electronic document management. In particular, the need to submit electronic reports to the tax authorities. In most cases, enterprises were limited to this until the beginning of the coronavirus pandemic. Quarantine has significantly accelerated the development of electronic document management and now more and more companies are exchanging primary documents in electronic form among themselves.
Keywords: electronic document; electronic document management; document exchange; electronic document management service; steps to implement EDO.
References
1. Prokopets', L.V. (2017), "Record keeping as a component of management activity", Ekonomika i derzhava, vol 4, pp. 61—63, available at: http://www.economy.in.ua/?op=1&z=3742&i=11 (Accessed 25 April 2021).
2. Verkhovna Rada of Ukraine (2003), The Law of Ukraine "About electronic documents and electronic document management", available at: https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/851-15#Text (Accessed 25 April 2021).
3. Verkhovna Rada of Ukraine (2020), The Law of Ukraine " About electronic trust services", available at: https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/2155-19#Text (Accessed 25 April 2021).
4. Verkhovna Rada of Ukraine (1999), The Law of Ukraine " About accounting and financial reporting", available at: https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/996-14#Text (Accessed 25 April 2021).
5. Shevchenko, A. (2019), "Organization of electronic document management at the enterprise", available at: https://uteka.ua/ua/publication/commerce-12-dokumentooborot-2-organizaciya-elektronnogo-dokumentooborota-na-predpriyatii (Accessed 25 April 2021).
6. Denysenko, O. (2019), "Electronic document management: from creation to storage of documents of the enterprise", available at: https://www.kadrovik01.com.ua/article/3776-robota-z-elektronnimi-dokumentami (Accessed 25 April 2021).
№ 5 2021, стор. 87 - 91
Дата публікації: 2021-05-25
Кількість переглядів: 1010
